КРАСНОДАРСКИЙ КРАЙ

ТУАПСИНСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИИ ОКТЯБРЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ТУАПСИНСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

20 ноября 2017 года                             № 201                                             п. Октябрьский

Об утверждении  Порядка передачи книг регистрации

захоронений  на постоянное хранение в архивный фонд

муниципального архива

В соответствии с Федеральным законом № 8-ФЗ от 12.01.1996 г. «О погребении и похоронном деле», на основании Устава Октябрьского сельского поселения  Туапсинского района, в целях  упорядочения похоронного дела на территории  Октябрьского сельского  поселения  Туапсинского  района,             постановляю:

1. Утвердить Порядок передачи книг регистрации захоронений на постоянное хранение в архивный фонд муниципального архива согласно приложению.
2. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.
3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального обнародования в установленном законом порядке.

Глава

Октябрьского сельского поселения

Туапсинского района

Н.С. Сычева

          ПРИЛОЖЕНИЕ

           УТВЕРЖДЕН

           постановлением администрации

           Октябрьского сельского поселения

           Туапсинского района

   от 20.11.2017 г. № 201

 

 

ПОРЯДОК

передачи книг регистрации захоронений на постоянное

 хранение в муниципальный архив

1. Формирование (комплектование) и хранение документов захоронений уполномоченным органом в сфере погребения и похоронного дела

Книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) (далее — Книги) являются документами строгой отчетности и относятся к делам с постоянным сроком хранения.

Законченные делопроизводством Книги хранятся в уполномоченном органе местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела в течение пяти лет, по истечении которых передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

Книги передаются в упорядоченном состоянии по описям (приложение      № 1).

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел между администрацией Октябрьского сельского поселения Туапсинского района и муниципальным архивом (приложение № 2).

Вместе с документами передаются три экземпляра описей.

Книги передаются в муниципальный архив в архивных коробках.

Все работы, связанные с передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их транспортировкой, выполняются за счет средств уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела.

Упорядочение книг проводится ответственными за ведение книг сотрудниками  администрации Октябрьского сельского поселения Туапсинского района при методической помощи специалистов муниципальных архивов.

В целях учета находящихся на хранении книг создаются учетные документы:

— описи дел;

— листы фондов для учета состава и объема книг по каждому кладбищу (приложение № 3);

— паспорт архива для суммарного количества дел. Паспорт составляется ежегодно в декабре месяце, и один экземпляр представляется в муниципальный

архив (приложение № 4);

— дело фонда, в состав дела включаются акты приема-передачи книг, исторические  справки, акты и листы проверки наличия книг, акты выдачи книг, документы о работе с фондом, изменениях его объема и состава.

Администрация Октябрьского сельского поселения Туапсинского района не реже одного раза в течение пяти лет представляет описи книг на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Архивного управления Туапсинского района.

2. Составление описей дел

В Администрации Октябрьского сельского поселения Туапсинского района описи Книг хранятся на протяжении пяти лет.

По истечении пятилетнего срока Книги входят в состав фонда Архивного управления Туапсинского района, который составляет опись дел. Описи дел систематизируются в алфавитном порядке, каждой описи присваивается свой порядковый номер (1, 2, 3 и т.д.). Описи дел сопровождаются единым титульным листом, оглавлением (перечень кладбищ) и исторической справкой.

3. Использование документов

Использование документов — применение документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Основными формами использования документов являются:

• исполнение запросов граждан (информация по запросам выдается в виде архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании письменного заявления и по установленной форме) (приложение № 5);
• выдача документов во временное пользование (приложение № 6).

Срок исполнения запросов граждан и организаций не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения. Выдача книг во временное пользование производится на срок не более 3 месяцев.

Книги, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с действующим законодательством, подлежат возврату.

4. Контроль за соблюдением порядка ведения, обеспечением

сохранности и подготовки для постоянного хранения книг

регистрации захоронений

Контроль за соблюдением порядка ведения, обеспечением сохранности и передачи книг захоронений в Октябрьского сельском поселении Туапсинского района осуществляет уполномоченный орган в сфере погребения и похоронного дела Туапсинского района в сфере управления архивным делом.

         Приложение № 3

          к Порядку

КНИГА

УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

N п/п	Дата поступления	Наименование организации (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы	Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы	Название фонда	Годы документов	Кол-во ед. хр. или неописанных документов (листов)	Краткая характе- ристика состояния	Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого поступило за ____ год _________________ ед. хр. (документов, листов)

                           (цифрами и прописью)

В том числе <*>: _________________________________________________________

__________________________________________________________________________

_________________________________________ Наименование должности работника

                          Подпись                      Расшифровка подписи

Дата

___________________________

<*> В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Форма книги учета поступлений документов

Формат А3 (420 x 297 мм)

                                                                                   ЛИСТ ФОНДА N __________________

____________________________________________________________________ _________________________

(Местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд) (Дата первого поступления

                                                                         документов фонда)

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
1	2

1. Учет неописанных документов

Дата записи	Название, N и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Поступление		Выбытие
		Кол-во ед. хр.	Крайние даты	Кол-во ед. хр.	Крайние даты
1	2	3	4	5	6

Форма листа фонда

 

2. Учет описанных документов

Дата записи	Номер описи дел	Крайние даты дел по описи	Название описи или аннотация документов	Поступило дел	Выбытие				Наличие (остаток)
					Дел	Основание выбытия (название, дата, N документа)	В том числе по описям, утвержденным ЭПК		ед. хр.	В том числе
										постоянного хранения				по л/с
										Дел	Крайние даты дел	Из них по описям, утвержденным ЭПК		ед. хр.	крайние даты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Форма листа фонда Формат А4 (210 x 297 мм)

           Приложение № 4

           к Порядку

Кому предоставляется ______________________________________________________

                               (наименование и адрес получателя)

Кем предоставляется _______________________________________________________

                       (наименование и адрес отчитывающейся организации)

___________________________________________________________________________

             (форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ

АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

НА ___ ________ 20___ ГОДА

 

1. Общие сведения

 

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв. м)	Загруженность архивохранилища (%)
А	1	2	3
101

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		Всего		Крайние даты		Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			Хранится сверх установленного срока
						Всего	Крайние даты
				Начальная	Конечная		Начальная	Конечная
А	Б	1		2	3	4	5	6	7
Постоянного хранения	201
По личному составу	202

3. Кадры

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное

Отопление: центральное, печное, отсутствует.

     Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.

                                                                                   Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.

«__» ___________ 20__ г.                                                  Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Глава Октябрьского сельского                                           Читальный зал: есть, нет.

поселения                                                                               Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

______________________________________

             (подпись)

Фамилия и телефон исполнителя

Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию

Формат А3 (297 x 420 мм)

Приложение № 5

к Порядку

_________________________________________

         (название архива)

_________________________________________

        (Адресат, почтовый индекс, адрес,

_________________________________________

             телефон, факс)

            АРХИВНАЯ СПРАВКА

__________________ N ____________________

      (дата)

На N _____________ от ___________________

Руководитель организации                                                      Подпись                              Расшифровка подписи

Основание:

Исполнитель                                                                             Подпись                              Расшифровка подписи

                                       Печать

Форма архивной справки

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение № 6

к Порядку

(Титульный лист)

Администрация Октябрьского

сельского поселения

КНИГА

ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ № _______

 

                        Начата ____________________

                        Окончена __________________

Форма титульного листа книги выдачи документов

Формат А4 (210 x 297 мм)

                                                               (лист книги)

N п/п	Дата выдачи	Фонд. N	Опись N	Ед.хр.	Кому выдано	Расписка в получении дела	Дата возврата дела	Расписка в возвращении дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

ИТОГО в __________________ году выдано из хранилища N _____________________

                                                      (цифрами и прописью)

___________________________________________________________________ ед. хр.

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись                         Подпись          Расшифровка  подписи

Дата

Форма книги выдачи дел из хранилища

Формат А4 (210 x 297 мм)